Missions générales

Le chef de réception a pour mission de contribuer à la réalisation des objectifs de son service (satisfaction client et le remplissage de l'hôtel, chiffre d’affaire, etc.).

Il/elle contribue activement à l’image de marque de l’hôtel et au maintien d’un haut niveau de qualité de service.

Il/elle recrute, encadre et motive son équipe pour offrir une prestation de qualité.

Il/elle est un relais actif entre son service, les autres services de l’hôtel et le siège.

Il/elle représente le directeur en son absence et est garant de l’hôtel

Tâches principales

Management

Encadrer l’équipe réception (réceptionnistes, agents de réservation, réceptionniste de nuit).
Gérer l’administratif lié au RH (planning, contrats, etc.)
Accompagner, former et développer les compétences de l’équipe.
Gérer les absences et remplacements de son équipe.
Appliquer et faire appliquer à son équipe les consignes de sécurité et d’hygiène.
Assurer un climat de travail positif et motivant.
Représenter la direction en l’absence du directeur de l’établissement (congés - Jours off …)
Assurer le service “duty” selon un planning défini avec la direction

Gestion opérationnelle de la réception & Relation client

Superviser, organiser et coordonner les activités quotidiennes de la réception.
Être un support pour son équipe dans l’accueil des clients et le déroulement de leur séjour.
Veiller à ce que les demandes clients soient effectuées
Garantir le respect des standards de service de l’hôtel.
Gérer le suivi des réservations et optimiser l’occupation.

Veiller à la bonne tenue de l’espace accueil.
Veiller à la satisfaction totale du client et suivre les retours « satisfaction » après son départ.
Gestion des réclamations clients (et faire remonter à la direction au besoin)
Optimiser le remplissage du planning de chambres de l’hôtel.
Appliquer et faire appliquer à son équipe la politique tarifaire et les procédures qui en découlent.
Participer aux réunions commerciales
Superviser la gestion de l’overbooking et des délogements.
Prendre quotidiennement en compte l’état des réservations et coordonner la gestion des chambres avec le service des étages.
Organiser les locaux du service réception.
Assurer le bon entretien de l’honesty bar
Mettre en place les procédures nécessaires pour le bon déroulement du service.
Participer aux réunions chef de service

Gestion administrative

Suivi des dossiers de réservations individuels, groupes et séminaires,
Inventaires mensuels (commande et gestion des stocks FO)
Réalisation et/ou contrôle de la comptabilité journalière
Suivi de la clôture journalière
Préparation et réalisation des factures de l’hébergement
Suivi des factures globales et débiteurs
Suivi des contrats corpo et suivi des allotements
Suivi des indicateurs clés : taux d’occupation, REVPAR, no-show,, performances de l’équipe…
Travailler en lien avec les départements Housekeeping, Commercial, Maintenance et Direction

A l’ouverture de l’hôtel :

Mise en place du département réception et réservation dans son ensemble (structure opérationnelle) en collaboration avec la direction et les services supports du siège.
Mise en place des différentes procédures nécessaires au bon fonctionnement du département (SOP, etc.)
Recrutement et formation de son équipe
Participer activement à la politique RSE de l'établissement

Descriptif non exhaustif à caractère évolutif en fonction de l’activité et de l’organisation de l’entreprise